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Die Einsatzmöglichkeiten eines Digitalstifts bzw. digipen sind enorm vielseitig. Überall dort, wo viele Informationen noch immer handschriftlich erfasst werden, stellt der Einsatz eines digipens eine erhebliche Arbeitserleichterung dar.

Mögliche Einsatzbereiche sind zum Beispiel das Gesundheitswesen oder unterschiedliche Dienstleistungsbereiche, in denen die Arbeitsschritte protokolliert werden müssen. Im Pflegebereich zum Beispiel können digipens patientenrelevante Informationen und Dokumentationen erfassen und anschließend sofort digital zur Verfügung stellen. Im Dienstleistungssektor ist es meist unerlässlich, Durchführungsprotokolle, Übergabe- und Abnahmeprotokolle zu erstellen, Arbeitsschritte festzuhalten und Zeitprotokolle zu erstellen. Alle im Außendienst befindlichen Mitarbeiter haben häufig unzählige Protokolle auszufüllen. Die nun digital erfassten Informationen können auf Wunsch mit einer entsprechenden online-Lösung sofort an das angeschlossene System übertragen werden.

Die Vorteile des digipen sind überzeugend. Handschriftliche Protokolle können im alltäglichen Stress liegengelassen oder gar verloren gehen, sie können beschmutzt oder beschädigt und damit unleserlich gemacht werden. Sind die Daten jedoch digital erfasst, sind sie gespeichert. Nach der Übertragung an das angeschlossene System kann von verschiedenen Arbeitsplätzen aus sofort auf die entsprechenden Daten zugegriffen werden. Zum Beispiel ist das im Gesundheitswesen (Heimen, Krankenhäusern) von Vorteil, wenn wichtige Patienteninformationen sofort und überall verfügbar gemacht werden können. Wenn die Daten online auf das angebundene System übertragen werden, sind sie überdies in Echtzeit verfügbar und können zum Beispiel weiterverarbeitet oder archiviert werden. In Verbindung mit einer Schrifterkennung können die Informationen vorab noch auf Vollständigkeit und Integrität geprüft werden.

Ein digipen wird in Kombination mit einem Digitalpapier genutzt. Der Digitalstift besteht aus einer Kugelschreibermine, einer Infrarotkamera, einem Prozessor, Datenspeicher sowie einer Batterie. Dabei wird von der Infrarotkamera die Bewegung des Stifts beim Schreiben auf dem Digitalpapier erfasst. Auf dem Digitalpapier befindet sich ein Punktraster. Damit erzeugt der digipen Vektordaten, die im Stift anschließend gespeichert werden. Der digipen erfasst überdies nicht nur das Schriftbild, sondern auch den Anpressdruck und Neigungswinkel des Stiftes. Die gespeicherten Daten werden schließlich dokumentenecht und revisionssicher mit einer Vorlage zusammengeführt.

Es besteht die Möglichkeit, die Daten offline oder online an das angeschlossene System zu übertragen. Mittels Bluetooth oder USB-Schnittstelle bzw. Docking-Station können die Informationen vom digipen an den Computer übertragen und anschließend weiterverarbeitet werden. Für eine sofortige Übertragung der auf dem Stift gespeicherten Informationen haben Sie die Möglichkeit, die Daten mit Hilfe eines Mobilfunkgeräts zu versenden.

Ihr Formular oder Dokument wird vorab auf einem speziellen Digitalpapier erstellt, das mit einem Punktraster versehen ausgedruckt wird. Die in dem digipen enthaltene Infrarotkamera erfasst das Geschriebene, indem sie sich an dem Punktraster auf dem Papier orientiert, und speichert es. Dabei kann jede beliebige Vorlage auf diesem Papier ausgedruckt werden. Sie können die Dokumentenvorlagen von einer zertifizierten Druckerei erstellen lassen, oder auch selber drucken. Der Vorteil dabei besteht darin, dass Sie jederzeit neue Formulare und Dokumente erstellen können und Ihre bestehenden Dokumente mit dynamischen Werten, wie zum Beispiel aktuellen Nummernkreisen oder Adressdaten, versehen und damit individualisieren können. Dafür verwenden Sie eine entsprechende Druckersoftware, mit welcher Sie noch flexibler arbeiten können.

Bei der Digital Signature handelt es sich um eine digitale Unterschriftenlösung. Unternehmen können mit Hilfe des digipen und der digisign Technologie papiergebundene Geschäftsprozesse vereinfachen und digitalisieren. Die Unterschriften sind rechtskräftig und forensisch sicher. Das heißt, dass die entsprechende Software die Identifizierung von Unterschrift und Person möglich macht. Denn diese professionellen digipens erfassen nicht nur das Schriftbild, sondern auch den Anpressdruck und Neigungswinkel des Stiftes. Die gespeicherten Daten werden schließlich dokumentenecht und revisionssicher mit einer Vorlage zusammengeführt.

Die Vorteile liegen auf (in) der Hand. Mit der digisign-Technologie können Unterschriften fälschungssicher und in Echtzeit digital erfasst werden. Einige bisher notwendigen Arbeitsschritte werden eingespart. So müssen die Dokumente nicht mehr vervielfältigt oder gescant werden. Sie liegen überdies sofort zur Weiterverarbeitung bereit, können unmittelbar versandt oder archiviert werden. Ein weiterer Vorteil ist außerdem der, dass die Unterschrift mit dem digipen trotzdem noch „analog“ vorgenommen wird und tatsächlich auf einem Dokument erscheint, da der Digitalstift mit einer handelsüblichen Kugelschreibermine ausgestattet ist. Eine händische Unterschrift war und ist stark in geschäftliche Prozesse unserer Gesellschaft integriert und gilt als Beweis einer aktiven Willenserklärung.

Ergänzt wird diese händische Unterschrift nun dadurch, dass sie zeitgleich digitalisiert, gespeichert und übermittelt werden kann. Die Kombination dieser beiden Durchführungsprozesse in einen einzigen Schritt schafft höchstmögliche Sicherheit bei Geschäftspartnern und Kunden. Die Speicherung der Unterschrift auf dem digipen erfolgt verschlüsselt und können nur von autorisierten Personen wieder entschlüsselt und lesbar gemacht werden.

Mit einem Digitalstift unterschreibt der Vertragspartner oder der Kunde auf einem Digitalpapier, auf welches jedes beliebige Dokument gedruckt werden kann. Die Infrarotkamera des digipen erfasst das Geschriebene auf dem Punkteraster. Zusätzlich erkennt dieser zusätzliche biometrische Eigenschaften, wie Anpressdruck und Neigung des digipen sowie die Schreibgeschwindigkeit. Diese Informationen (Meta-Daten) werden verschlüsselt gespeichert und können sowohl offline als auch online an das angebundene System übertragen werden.

Bisher ist es noch in vielen Fällen unumgänglich, Dokumente und Formulare in Papierform aufzunehmen und anschließend aufwendig zu digitalisieren, um sie weiterverarbeiten oder archivieren zu können. Unterschriften können oft nur eingescannt als Bilddatei hinterlegt werden. Mit Hilfe der digiform-Lösung können Sie nun diese Arbeitsprozesse stark vereinfachen, Zeit einsparen und Dokumente sofort und überall verfügbar machen.

Die Dokumente werden vorab mit der entsprechenden digipen Designer Software aufgenommen, digital aufbereitet und entsprechend Ihren Wünschen konfiguriert. Die App auf den Endgeräten wird nach Ihren Wünschen konfiguriert und mit Accounts und entsprechenden Zugangsberechtigungen versehen. Zusätzlich ist es möglich, digisign zu integrieren.

Auf Ihrem Android-Tablet greifen Sie und Ihre Mitarbeiter auf eine App mit den jeweiligen individuellen Zugangsdaten zu, und wählen die entsprechenden Formulare aus. Mit Hilfe der digitalen Tastatur können Sie wie gewohnt die Felder des Formulars bearbeiten und mit Informationen füllen. Dabei können Sie zusätzlich Eingabehilfen nutzen (z.B. Kalender) oder ganze Kunden- und Artikelinformationen über eine Datenbank integrieren. Der Kunde kann anschließend das Dokument mittels Finger, Touchpen oder Stylus unterschreiben und damit die eingegebenen Informationen bestätigen.

Die mit Hilfe der digitalen Formulare auf Ihrem Tablet-PC (Android) aufgenommen Daten werden über Mobilfunk an das angebundene System übertragen. Dadurch sind diese Informationen in Echtzeit verfügbar und können anschließend archiviert oder weiterverarbeitet werden.